A decisão
Aqui, a resposta certa era não construir nada de novo.
Na GM Flow, o nosso instinto é resolver com as ferramentas que o cliente já usa antes de sugerir software à medida. O caso do gabinete foi o exemplo perfeito: o problema não era falta de sistema — era trabalho repetitivo entre os sistemas que já existiam.
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O cliente e o problema
O cliente é um gabinete de contabilidade que trata da documentação de dezenas de clientes. Todos os meses recebe faturas, ficheiros SAF-T e extratos bancários — por email, em PDF, XML e até fotografias, cada cliente à sua maneira. O sistema existia (Microsoft 365, SharePoint); o que consumia tempo era o trabalho humano de abrir cada documento, perceber a quem pertencia e arquivá-lo no sítio certo.
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O problema não era falta de software
Sentámo-nos com a equipa e seguimos um documento real desde que entra até onde tem de ficar. Percebemos depressa que ninguém precisava de um sistema novo — precisavam de deixar de fazer à mão a ponte entre o email e o SharePoint. A especificidade estava nas regras (que cliente? que tipo de documento? que pasta?), não na interface.
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Automatizar em vez de construir
Ao contrário de casos em que temos de construir de raiz, aqui a resposta certa foi orquestrar o que já existia: n8n a ligar o Outlook, um OCR próprio, a validação de NIF e o SharePoint. Sem nova aplicação para a equipa aprender, sem licenças adicionais, sem migração. O trabalho repetitivo desaparece; as ferramentas ficam as mesmas.
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Regras claras, com uma saída de segurança
Desenhámos a identificação como uma cascata determinística — NIF, nome, email — porque é auditável e previsível, ao contrário de adivinhar. E, crucialmente, com uma saída de segurança: o que o sistema não consegue identificar com confiança não é arquivado ao calhas, é encaminhado para revisão manual com o motivo anexado. Automatizar o certo, sinalizar a dúvida.
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Quatro fluxos que fecham o mês sozinhos
Ficaram quatro fluxos n8n: o principal, que recebe e arquiva os documentos; o de identificação de clientes, reutilizável; o de lembretes mensais aos clientes; e o de recolha em workspaces externos e consolidação do lote mensal. Juntos, cobrem o ciclo do início ao fim — da chegada do documento ao fecho do mês — sem intervenção manual de rotina.
